Río Negro digitaliza documentación para minimizar el uso de papel

La provincia de Río Negro ha decidido avanzar en el proceso de modernización administrativa creando un Área de Expurgo dentro del Ministerio de Educación y Derechos Humanos. Este nuevo organismo tendrá la tarea de revisar, digitalizar y eliminar la documentación en papel que haya superado los plazos establecidos por la normativa para su conservación.

La formalización de esta medida se llevó a cabo mediante el Decreto 747/26, publicado en el Boletín Oficial. La nueva área estará bajo la órbita de la Subsecretaría de Recursos Humanos y dependerá de la Dirección de Personal. Según se indica en los fundamentos del decreto, esta iniciativa es necesaria debido al "excesivo volumen" de documentos acumulados en papel en el Ministerio, lo que obstaculiza la eficiencia administrativa actual.

La creación del Área de Expurgo se plantea como una solución para liberar espacio físico y optimizar la gestión de documentación, aunque aún no se dispone de cifras exactas sobre cuántos expedientes podrán ser eliminados. El proceso de selección y revisión de documentos será gradual, comenzando por las solicitudes de las diferentes áreas del Ministerio que deberán identificar qué documentación es apta para el expurgo.

Las diferentes etapas del proceso son rigurosas y están diseñadas para asegurar que solo se elimine lo permitido. En primer lugar, el Área de Expurgo tendrá que verificar que los documentos solicitados no estén sujetos a plazos de conservación legal o histórica. Luego, la intervención de la Dirección General del Sistema Provincial de Archivos será necesaria para validar el procedimiento.

Una vez verificados y validados, los documentos seleccionados serán digitalizados y respaldados. El área deberá asegurarse de que los archivos digitales sean íntegros y legibles antes de proceder a la eliminación física de los documentos originales. Solo tras cumplir con todos estos requisitos se llevará a cabo la eliminación final, que se documentará mediante un acta formal.

Esta estrategia de digitalización se enmarca en un contexto más amplio en el que muchas instituciones públicas están adoptando tecnologías para mejorar sus procesos. El avance hacia la despapelización no solo busca eficiencia, sino que también refleja un compromiso con prácticas más sostenibles en la administración pública. Se espera que en los próximos días se obtengan cifras preliminares sobre la cantidad de documentos sujetos a este proceso, lo que facilitará la evaluación del impacto de esta medida.